El documento Lineamientos para la participación en la Expo Ingeniería 2018 detalla cada uno de los aspectos inherentes a la organización de esta importante actividad estudiantil.
Preguntas frecuentes
En esta sección encontrará un compendio de las preguntas más frecuentes realizadas por los usuarios respecto a la gestión y los servicios de esta entidad.
Puede realizar la búsqueda de preguntas sobre un tema específico mediante la selección de la categoría.
¿Cuál es el proceso para la organización de la Feria Expo Ingeniería?
¿Cuál es la estructura administrativa de una cooperativa?
¿Cuál es la responsabilidad de la empresa al aceptar a un estudiante para que realice la Práctica Profesional?
La empresa debe proporcionar las condiciones apropiadas para que el estudiante realice la Práctica Profesional. El o la Coordinadora con la Empresa velarán porque el educando realice actividades propias de la especialidad y disponga de las condiciones adecuadas.
¿Cuáles libros debe legalizar la cooperativa?
LIBROS
Libros Contables, Actas y Registros de una Cooperativa Escolar
Los representantes de la cooperativa estudiantil deben presentar ante el DGEEC los siguientes libros de actas y de contabilidad, los cuales deberán estar debidamente legalizados.
Estos servirán para llevar el control contable y administrativo de la cooperativa:
- Libros contables:
- Diario
- Mayor
- Inventarios y Balances
- Actas para Asambleas
- Actas para Consejo de Administración
- Actas para Comité de Vigilancia
- Actas para Comité de Educación y Bienestar Social
- Actas del Comité Asesor
- Actas del Comité de Ahorro
- Registro de Asistencia a Asambleas
- Registro de certificados de aportación (Este libro se debe llevar a partir de este año en forma digital)
- Registro de Asociados
Libros contables
Los libros de contabilidad son registros especiales que sirven para anotar las operaciones monetarias y administrativas en forma cronológica y ordenada, los mismos son de uso exclusivo del contador.
Sirven para conocer la situación económica - financiera de una cooperativa y demostrar si las operaciones comerciales fueron realizadas. Se recomienda que los libros sean de 100 folios.
El proceso de legalización de los libros contables cumple con el propósito de garantizar a los asociados el acceso a la información, sin que se evidencie que haya sido manipulada y ponga en duda su autenticidad.
Libros de actas
En estos libros se recopilan las diferentes actas, que se realizan con el fin de dejar constancia del desarrollo de asambleas y sesiones, los temas discutidos, las intervenciones, mociones, los acuerdos aprobados, así como otros temas de interés. Con el objetivo de evidenciar las asambleas y sesiones que se ejecuten durante el accionar de la cooperativa.
LIBRO DE ACTAS PARA ASAMBLEAS
Se elabora un acta para evidenciar cada una de las asambleas (ordinarias y extraordinarias), registrando en la misma la agenda tratada en las mismas.
LIBRO DE ACTAS CUERPOS DIRECTIVOS
En los diferentes libros de actas se registran todas las sesiones de los diferentes cuerpos directivos (Consejo de Administración, Comité de Vigilancia, Comité de Educación y Bienestar Social, Comité Asesor, Comité de Ahorro), con el objetivo de evidenciar la operacionalización y administración de la cooperativa escolar.
Registros
Son tres controles que se desarrollan dentro de las acciones, operaciones y administración de la cooperativa escolar, los mismos son los siguientes:
REGISTRO DE ASISTENCIA A ASAMBLEAS
Control de evidencia, que hace constar la asistencia y participación de cada uno de los asociados en las diferentes asambleas. Este debe poseer una referencia cruzada con el acta de la asamblea correspondiente.
Para cada asamblea en el registro de asistencia se debe anotar, según el siguiente ejemplo, un encabezado como apertura del registro de asociados asistentes:
“Registro de asistencia a la primera asamblea ordinaria del dos mil diecisiete de COOPEFELICIDAD R.L. de la Escuela la Unión, circuito tres de la Dirección Regional de Santa Cruz, convocada para hoy día catorce de marzo del dos mil diecisiete, a las catorce horas en el gimnasio de la institución. Registran su asistencia de puño y letra los siguientes asociados:”
La lista de participantes del REGISTRO DE ASISTENCIA A ASAMBLEAS debe cerrarse con una referencia cruzada hacia el libro de asambleas, para tal caso se solicita utilizar el siguiente formato.
“Se cierra la asistencia a la primera Asamblea Ordinaria de COOPEFELICIDAD R.L la cual dió inicio en primera convocatoria al ser las catorce horas, y finalizó al ser las dieciséis horas 20 minutos, contando con la presencia de cincuenta asociados, de un total de ochenta y tres asociados, lo que representa un sesenta por ciento de asistencia a la asamblea. El acta correspondiente a esta asamblea es la once-dos mil diecisiete y queda trascrita en el tomo uno del libro de asambleas de COOPEFELICIDAD R.L del folio veinte asiento dos, al asiento diez del folio veintidós. (Cargo, Nombre, y Firma de presidencia y secretaría del Consejo de Administración)”. ------------------------------------------------- U.L. ------------------------------
REGISTRO DE ASOCIADOS
Este libro registra de forma histórica y consecutiva la inscripción de todos los asociados de la cooperativa, iniciando con los fundadores. A cada asociado se le asigna un número único, además contiene datos como la fecha de ingreso y retiro, la cuota de admisión, entre otros.
El registro de asociados debe de estar actualizado, ya que de este se desprende la lista depurada de asociados, para el mismo se debe utilizar el formato oficial.
¿Cuáles son las funciones del docente encargado de la cooperativa?
Docente con Recargo o Lecciones de Cooperativismo
El docente encargado de la cooperativa escolar en un centro educativo, es la persona que coordina, supervisa, controla y promociona a nivel institucional, mediante el diseño y ejecución de un proceso de divulgación y seguimiento de la cooperativa a cargo, de acuerdo con las necesidades, expectativas de los asociados, plasmadas en el estatuto y acuerdos de asambleas de dicha asociación.
La naturaleza del trabajo exige a los funcionarios que ocupan esta clase de puesto, el desarrollo de técnicas y destrezas adecuadas para planear, coordinar, organizar, dirigir y supervisar actividades relacionadas con los estudiantes en función de los principios y valores del cooperativismo.
Los docentes que atienden las cooperativas escolares deben manifestar normas de conducta correctas, dentro y fuera del centro educativo, pues representan la Institución y la cooperativa escolar, además debe cumplir con las leyes, los reglamentos y otras disposiciones emanadas por las autoridades competentes.
Funciones que debe desarrollar el docente que atiende la cooperativa escolar
Con el objetivo de facilitar el trabajo al docente que atiende la cooperativa escolar, el Departamento de Gestión de Empresas y Educación Cooperativa describe algunas actividades inherentes a las funciones de su puesto.
- Conocer y cumplir lo dispuesto en la ley N°6437, reglamento N°33059 de cooperativa escolar y los lineamientos que se emitan la Dirección de Educación Técnica y Capacidades Emprendedoras y el Departamento de Gestión de Empresas y Educación Cooperativa.
- Solicitar al director del centro educativo mediante oficio la entrega de los libros de actas, documentos, bases de datos, informes, enseres y otros activos de la cooperativa para dar continuidad a las labores de la cooperativa.
- Elaborar, al inicio del curso lectivo, un plan anual de trabajo que incluya las acciones relacionadas con el puesto y entregar una copia a la Dirección del centro educativo.
- Rendir a la dirección del centro educativo, un informe semestral del avance y cumplimiento de sus labores y un informe final, de acuerdo con el plan anual de trabajo.
- Entregar la información requerida por el Departamento de Gestión de Empresas y Educación Cooperativa, en forma puntual y veraz.
- Asistir a las reuniones, los seminarios, las charlas, capacitaciones, campamentos y otros, convocadas por la Dirección de Educación Técnica y Capacidades Emprendedoras.
- Formar parte del Comité Institucional para la educación cooperativa en caso de que exista.
- Asesorar a los miembros de los diferentes cuerpos directivos de la cooperativa escolar en la elaboración de su respectivo plan de trabajo y los diferentes procesos según sus funciones.
- Dar seguimiento a los programas de trabajo de los cuerpos directivos con el fin de orientar y apoyar para el cumplimiento de objetivos.
- Asesorar y supervisar los proyectos cooperativos fomentando en los niños y jóvenes la cultura emprendedora.
- Promover la cultura del ahorro entre los asociados según lo dispuesto en el reglamento de ahorro de la cooperativa.
- Resguardo y manejo de libros de actas, papelería y documentos legales de la cooperativa en el centro educativo; y disponer de estos en forma física o digital.
- Promover proyectos productivos, sociales, económicos y cooperativos, en la búsqueda constante de una educación cooperativa de excelencia permitiendo que los asociados se proyecten a futuro una mejor calidad de vida.
- Impartir o coordinar capacitaciones para los cuerpos directivos, asociados, personal docente y administrativo, sobre temas de cooperativismo.
- Coordinar para que los cuerpos directivos de la cooperativa se reúnan de acuerdo con lo establecido en el estatuto y cumplan con las funciones que les corresponda, según los planes de trabajo.
- Atender y dar seguimiento a los acuerdos de las asambleas y sesiones de los cuerpos directivos la cooperativa.
- Orientar al Consejo de Administración y al Comité de Vigilancia para que fiscalicen, que el Gerente General de la cooperativa cumpla con sus funciones.
- Coordinar con el director del centro educativo, la ejecución de las asambleas ordinarias establecidas en el estatuto, y las extraordinarias según sean requeridas por la cooperativa escolar.
- Gestionar ante la instancia correspondiente para que el centro educativo conceda un espacio físico y recursos necesarios que permita a la cooperativa funcionar adecuadamente.
- Realizar el registro de entradas, salidas, saldos, inventario de mercadería, y cuentas por pagar y cobrar de la cooperativa, y transferir al contador la documentación contable debidamente confrontada para la confección de los diferentes estados financieros y registro en libros.
- Coordinar conjuntamente con el Comité de Educación y Bienestar Social la selección de los asociados que participarán en seminarios, intercambios, pasantías, actividades deportivas, desfiles y otros.
- Buscar alianzas y convenios con las empresas cooperativas o instituciones de la región, para promover la capacitación, asesoramiento y apoyo económico para desarrollar proyectos productivos.
- Mantener el registro de asociados actualizados, según la condición del asociado (lista depurada), y darlo a conocer al Consejo de Administración, para lo que corresponda.
- Aplicar responsablemente los instrumentos que facilita el Departamento de Gestión de Empresas y Educación cooperativa.
- Colaborar cuando se le solicite, con la organización de los eventos propuestos por la gerencia de la cooperativa o los diferentes cuerpos administrativos.
- Sistematizar la información requerida de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Departamento de Gestión de Empresas y Educación cooperativa.
- Entregar los libros de actas, documentos, bases de datos, informes, enseres y otros, que estén bajo su custodia, a la Dirección del centro educativo, al finalizar el curso lectivo. Realizar este proceso mediante un oficio.
- Realizar el inventario de activos de la cooperativa escolar, y mantenerlo actualizado.
- Realizar la entrega de los excedentes y ahorros de manera mancomunada con el gerente de la cooperativa o con un miembro del Comité Asesor, en un plazo no mayor de 1 mes, después de haber ejecutado la segunda Asamblea Ordinaria.
- Realizar la entrega de certificados de aportación, excedentes y ahorros, según corresponda a los asociados que se retiren de la cooperativa.
¿Cuáles son las funciones del gerente de la cooperativa?
Gerente de la Cooperativa Escolar
El gerente de la cooperativa es el representante legal, así como el corresponsable, junto con el Consejo de Administración, el Comité Asesor y el Comité de Vigilancia, de la administración y finanzas (activos, inventarios, flujo de efectivo y documentos, inversiones) de la cooperativa escolar, en estricto apego a los acuerdos establecidos por el Consejo de Administración. El mismo debe cumplir con las siguientes funciones:
- Elaborar al inicio del curso lectivo, un plan anual de trabajo que incluya las acciones relacionadas con el puesto, y presentarlo al consejo de administración.
- Elaborar al inicio del curso lectivo, el presupuesto anual para la cooperativa escolar, el cual debe de estar en función de lo establecido por el Consejo de Administración.
- Ejecutar los acuerdos establecidos por Consejo de Administración.
- Informar al Consejo de Administración la ejecución del presupuesto anual para la cooperativa escolar.
- Mantener al día la personería jurídica de la cooperativa escolar.
- Llevar el control y registro del uso de las chequeras de la cooperativa escolar.
- Efectuar los depósitos bancarios requeridos por la cooperativa escolar.
- Solicitar estados de cuenta bancarios cada mes.
- Efectuar convocatoria de asambleas según disposiciones establecidas por el Consejo.
- Reunirse con el Consejo de Administración para discutir los acuerdos económicos y administrativos, al menos una vez al mes.
- Reclutar, seleccionar, aprobar y remover al personal requerido por la cooperativa, en coordinación con el Consejo de Administración.
- Elaborar los contratos de relaciones laborales, acordados por el Consejo Administración.
- Supervisar el recurso humano contratado por la cooperativa escolar.
- Establecer los procedimientos y controles para los pagos de contratos laborales, así como el pago de pólizas por riesgos y cargas sociales respectivas.
- Realizar la entrega de los excedentes y ahorros de manera mancomunada con el docente con recargo o lecciones de cooperativismo.
- Fiscalizar la entrega de certificados de aportación, excedentes y ahorros, según corresponda a los asociados que se retiren de la cooperativa.
¿Cuáles son los límites inferiores para que se dé la apertura de un grupo de estudiantes de especialidad técnica?
¿Cuáles son los parámetros de asignación de equipos por parte de la Dirección de Educación Técnica y Capacidades Emprendedoras (DETCE)?
Los asesores de la Dirección de Educación Técnica y Capacidades Emprendedoras brindan criterios técnicos avalados por diferentes instancias donde se requiere dicho equipo. Si es necesario, se solicita criterio técnico de un experto en la materia.